Po 4 latach wznowione zostały prace nad projektem nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Celem Ministerstwa Sprawiedliwości jest surowsze karanie przedsiębiorstw za czyny zabronione pod groźbą kary. Wskazuje się, że dotychczasowa skuteczność rozwiązań prawnych w tym zakresie była niewystarczająca. Świadczy o tym między innymi liczba przeprowadzanych spraw, ale także niewielkie sankcje i stosowanie ich wobec nieodpowiednich podmiotów. Nowelizacja ustawy zakłada szereg zmian, które mają zwiększyć efektywność zwalczania przestępstw, zarówno gospodarczych, jak i skarbowych.
Nowe przesłanki do pociągnięcia do odpowiedzialności podmiotu zbiorowego
Jak wskazują prawnicy, jedną z najważniejszych zmian w nowelizacji ustawy jest eliminacja prejudykatu, który do tej pory stanowił warunek pociągnięcia do odpowiedzialności podmiotu zbiorowego. Oznacza to, że postępowanie będzie mogło być prowadzone wobec podmiotu zbiorowego niezależnie od procesu toczonego przeciwko osobie fizycznej. Sprowadza się to zatem do tego, że główną przesłanką pociągnięcia do odpowiedzialności podmiotu zbiorowego będzie identyfikacja faktu popełnienia przestępstwa, co zwiększa ryzyko prawne ciążące na przedsiębiorstwach.
Nowe zasady będą wskazywać, że podmiot zbiorowy będzie mógł być pociągnięty do odpowiedzialności za każde jedno przestępstwo oraz przestępstwa skarbowe. Dodatkową zmianą, która m.in. znalazła się w najnowszej wersji nowelizacji, jest nowe określenie definicji podmiotu zbiorowego.
Odpowiedzialności, o której mowa w ustawie, podlegać będą duże podmioty, które według projektodawcy posiadają zdolność wdrażania wewnętrznych procedur zgodności. Zgodnie z założeniami nowych przepisów, będzie to dotyczyć przedsiębiorstw, które zatrudniają min. 500 pracowników w jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych lub osiągają roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych na poziomie wynoszącym min. 100 milionów euro. Zmiany w nowelizacji zawężają zatem podmiotowy zakres, chociaż nie w 100%.
Z odpowiedzialności wyłączone będa mikro, małe i duże firmy, w których nadal obowiązywać będzie zasada prejudykatu, jednak jest tutaj wyjątek – przestępstwo przeciwko środowisku będzie ścigane zgodnie z przepisami nowelizacji ustawy.
Rola systemów zarządzania zgodnością na gruncie obecnych oraz planowanych przepisów prawa
Wdrożony w odpowiedni sposób oraz realnie działający system compliance może w znacznym stopniu pomóc uniknąć kary za przestępstwa i przestępstwa skarbowe.
Compliance w dużej organizacji oznacza stan zgodności istniejący oraz postulowany. Innymi słowy jest to zarządzanie zgodnością prawną, co ma na celu mitygowanie ryzyka. W zależności od charakteru konkretnej organizacji, powinny być dostosowane i efektywnie zaimplementowane oraz stosowane procedury i polityki organizujące działalność przedsiębiorstwa w taki sposób, aby była ona zgodna m.in. z przepisami prawa. Powszechnie nazywane wewnętrzne procedury zgodności istotne były od zawsze, a planowana nowelizacja ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych zdaje się jeszcze bardziej podkreślić ich znaczenie.
W zależności od branży i charakteru organizacji, niebezpieczeństwa, zagrożenia czy ryzyka mogą się różnić. System compliance przynosi największe korzyści, gdy prawidłowo działa na 2 płaszczyznach: wewnętrznej oraz zewnętrznej. W przypadku działań wewnętrznych chodzi m.in. o przygotowanie odpowiednich regulaminów i kodeksów postępowania (mogą być ogłoszone w formie uchwały zarządu, dla zwiększania ich wagi) oraz odpowiednią edukację pracowników. Podejmowane przez nich decyzje rzutują na organizację i przynoszą konsekwencje prawne, czego świadomość powinni mieć nawet najbardziej szeregowi pracownicy. W kwestii działań zewnętrznych w zakresie compliance warto zwrócić przede wszystkim uwagę na szeroko pojętą uczciwość, zarówno wobec klientów, kontrahentów czy instytucji. Dotyczy to m.in. tworzenia zgodnych z prawem umów czy dbania o ochronę danych osobowych.
Prawidłowo funkcjonujący system zgłaszania nieprawidłowości w organizacji
Compliance może pełnić kilka funkcji: zapewniać zgodność, zarządzać ryzykiem braku zgodności, stanowić funkcję doradczą bądź swoisty audyt. Zapowiedź przyjęcia nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych naturalnie wskazuje na konieczność posiadania w organizacji prawidłowo funkcjonującego systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. To pozwoli nie tylko uniknąć dotkliwych kar, ale także, w niektórych przypadkach – umożliwić zwolnienie podmiotu od odpowiedzialności. Aby tak się stało, przedsiębiorstwo będzie musiało wykazać, że zachowano należytą staranność w danych okolicznościach. Dotyczy to zarówno obowiązujących organów, jak i osób uprawnionych do działania w imieniu bądź – w interesie podmiotu zbiorowego.
Ograniczenie ryzyka poniesienia odpowiedzialności z pewnością pozwoli osiągnąć sprawnie działający system compliance, ale istotnym punktem jest również stworzenie kanałów zgłoszeń dla sygnalistów, poprzez które osoby zatrudnione w organizacji będą mogły informować o podejrzewanych lub możliwych nieprawidłowościach w organizacji.